精心准备 周密安排 协调配合 有序高效

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  • 更新时间:2017-5-25 14:54:32
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——记迎接集团公司副总经理周舰一行来所调研的筹备工作

3月初,欣闻集团公司党组成员、副总经理周舰将亲赴绵阳参加集团公司智能制造技术中心成立大会和中心一届一次理事会,借会议期间将到九洲集团及58所调研。

所领导高度重视周舰副总经理一行来绵的行程及接待安排,明确由党政办牵头负责筹备周舰副总经理一行来绵的相关工作,要求要成体系化、标准化、规范化地展示近几年58所深入贯彻集团公司领先发展战略、牢固树立做大做强做优的发展理念、努力建设国内一流军民融合型高科技企业所形成的新业态、新面貌,要充分展示近几年发展提升的科研实力、产业实力、基础条件能力以及职工良好的精神面貌。

为了全方位的做好迎接周舰副总经理一行实地调研的接待工作,党政办公室联合科研生产管理部、市场经营部、信控中心、装药中心、智能制造技术中心、维博公司成立筹备工作小组,精心策划、精密部署,经过近两个月的团结奋进、协同攻坚的工作筹备,圆满完成了58日、9日两天周舰副总经理一行来绵阳出席活动及实地调研的接待任务。周舰副总经理在出席活动及实地调研期间给予了58所充分肯定。

一、  高标准、严要求,全力以赴做好接待准备工作

根据所领导关于接待工作的指示精神,党政办公室快速反应,联合各兄弟部门召开接待工作筹备会议,并组建迎接周舰副总经理一行来所调研的微信工作群,充分沟通、交流、反馈,确保做好接待准备工作。

1、思想统一高度重视

各兄弟部门高度重视此次接待工作,具有良好的大局意识、责任意识和服务意识,各自明确部门责任领导及相关筹备工作责任人员,各自以高标准、严要求、高效率地完成好各项接待准备工作。

2、细化制定接待方案

党政办公室精确制定接待方案,细化致接待规格、调研项目、调研路线、调研时间,陪同人员等事项,每一环节精确到具体时间节点,严格把控,并在驻京办事处的配合下,经过多次与集团公司发展计划部和办公厅的反复研究磋商,最终确定了精确的接待方案,明确调研九洲集团后实地调研58所的路线安排:集团公司智能制造技术中心(绵阳研发基地)条件建设→先进工业技术条件建设→光电跟踪实验室→核辐射监测技术研究实验室→信息与控制系统集成实验室→特种电子实验室→动中通实验室→拴系无人机侦察巡逻系统的展示。

3、紧密策划部署现场

党政办公室牵头,信控中心、装药中心、智能制造中心、维博公司根据实地调研路线安排,积极策划各调研点所要展示项目、展示内容、展示亮点,并在各调研点集中展示,因调研点涉及所内多个部门管理的实验室、调试现场,必须统一展示内容的视觉效果,统一规格、统一形象,故展示内容的格式、广告公司的选择、展架的样式及摆放位置的统一这一艰巨任务又落在了党政办肩上,党政办安排专人负责协调广告公司和各部门,作好所领导和各部门之间信息枢纽,更好的保证了接待思想的上下一致。统一宣传内容的格式、展架的样式及摆放位置,明确时间节点和工作进度,科生部负责对展示文字内容组织进行审核把关,确保现场展示效果。

4、精心准备汇报材料

因本次周舰副总经理一行进行实地调研,未计划会议汇报安排,党政办公室牵头、发规部配合负责向周舰副总经理提交的汇报材料的准备工作,党政办公室和发规部相关责任人员几易其稿,与主管领导多次汇报,并加班加点修订成稿,在实地调研结束后提交周舰副总经理。

  二、 勤督促、重落实,努力将工作落到实处

3月,已经将各项准备工作细分到部门、责任落实到人,各项工作都在有条不紊的开展中。4月,随着周舰副总经理来绵的日子越来越近,党政办就各项准备工作时间节点督促各部门反馈进展情况,并逐项检查落实准备情况。其中需要持续督促的是党政办牵头协调的广告公司与各部门宣传展品的制作过程。由于此次参观区域涉及的部门广,每个部门对展出内容、展出方式、设计样式都有不同的看法,不易做到统一、规范。为此,3-4月党政办布置专人协调广告公司和各部门之间进行统一、规范。从广告公司的统一选择、展示内容的格式、展示背景的设计到展板数量的确认、展板价格的敲定再到展板制作完成时间节点、展板展出位置等系列工作,党政办专人反复与广告公司和各部门沟通,督促双方在规定的的时间节点内完成所需筹备展板的制作、安装等,期间经历了多次调整和反复确认,大家高度的责任心和战斗力保证了各项工作落到实处。

 三、 尽心尽力、热情服务,高质量圆满完成任务

集团公司智能制造技术中心成立大会和中心一届一次理事会期间,党政办不仅仅负责周舰副总经理的实地调研接待,还兼顾智能制造技术中心成立大会各领导、专家近百人的接待工作。

1、车辆服务安全准确

58-510日成立大会期间,党政办车队面临的是集团领导、兄弟单位领导、特邀专家等几百次接送站需求,此次任务特点:时间跨度从凌晨4点到深夜12点;联络头绪多到涉及到50多个联系人;接站范围覆盖广,从绵阳机场到绵阳火车站、汽车站再到成都双流机场、重庆等地。针对此次时间紧,任务重的情况,党政办车队和维博公司8个人、8辆车严阵以待,协调智能制造中心专人统计需求联系人、航班车次、接送时间等相关信息,编制出接送站计划,并与驻地信息统计员、信息联络人研究、协商,制定了详细、实用的接送站安排。按照安排合理调配所内各接送人员、车辆安排和发车时间,确保各级领导专家准时接送,安全抵达。车队接送站人员不畏艰辛,加班加点,严格按照接待标准,凭着对工作认真负责的态度和高度的责任心,按照“眼勤、嘴勤、手勤、腿勤”的工作要求,做到了无漏接、无漏送。

因三桥施工、桃花岛酒店连接沈家坝方面大桥设置了车辆限高等原因,为了确保领导调研九洲和自动化研究所途中的中巴车行驶路线顺畅合理、时间最少且可控,党政办提前两天安排对三条备选路线都进行了实地行驶踩点。

2、餐饮、住宿服务周到

前面说了接待中的“行”,接下来继续“吃”“住”。周舰副总经理到所调研后在招待所的会餐也是接待中不可或缺的一步。党政办公室就菜品的安排提前与招待所王经理沟通,要求在厉行节约的基础上,既要突出四川特色,也要结合客人饮食习惯、禁忌等。另一边,几百号参会人员的住宿问题也是棘手。根据前期智能制造中心通过参会回执统计的住宿需求,党政办协调酒店预留了不同级别的房间近50间。会议签到期间,党政办主要负责住宿安排,需要协调酒店与住宿人员,及时反馈相关信息,帮助参会人员办理入住手续,明确每位参会领导及专家的房间号、房费是自付还是挂账等诸多信息,以便后期所领导拜访及房费解算等。

3、安全工作万无一失

不管是周舰副总经理到所调研还是成立大会的召开对安全保卫工作都提出了较高的要求。党政办协调综合保障部联系安保公司对此系列接待作了周密的安排,要求酒店进一步加强安全管理,强化安全意识,配合酒店对会场设施、设备进行安全检查,确保了安全工作万无一失。

四、  及时沟通、上传下达,做好信息纽带工作

成立大会期间,国防科工局、集团公司、四川省科技厅、国防工办、绵阳市政府等相关领导对成立大会筹备工作都提出了相关建议及要求,党政办将信息采集汇总后,第一时间反馈各相关部门、责任人等,做到信息工作不忘传达、不漏传达、不迟传达。

五、  快速反应,积极应对突发状况

整个接待筹备工作持续了2个多月,其实并非一帆风顺,其中也有波折。

1、领导来访时间多次变更

根据领导的行程安排,周舰副总经理参加集团智能制造技术中心成立大会的日期原定三月底,调整至四月中旬,再调整至五月初,来访日期及行程安排作了多次调整,党政办积极协调各相关部门、广告公司、酒店等各筹备事项,使各项筹备工作继续有效的开展。

2、拴系无人机电池及配件缺失

57日,由于航空公司的货物管制,导致原计划由无人机公司员工携带的无人机电池盒配件无法上飞机,最后转为顺风物流将电池和配件发送到成都双流机场,经多方查实,58日晚上无人机电池及配件抵达成都双流机场。党政办快速反应,安排车队胡师傅于59日早上6点从绵阳出发到成都双流航空港顺风物流集散地取回无人机电池和配件,确保了9日下午在科研楼前广场拴系无人机侦察巡逻系统的成功展示。

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